Ausländische Arbeitnehmende – das Wichtigste im Überblick

LSteger
28. Mai
7 Min. Lesezeit

Die Beschäftigung von ausländischen Arbeitnehmenden ist für viele Unternehmen ein zentraler Erfolgsfaktor im Wettbewerb um Fachkräfte. Gleichzeitig bewegen sich Arbeitgeber in einem komplexen rechtlichen Umfeld. Insbesondere die Verknüpfung von Aufenthaltsrecht, Sozialversicherung und Steuerrecht führt in der Praxis häufig zu Unsicherheiten.

Das Thema ist ausserdem sehr schnelllebig: Gesetzliche Grundlagen, internationale Abkommen und behördliche Weisungen können sich kurzfristig ändern, wie die vergangenen Jahre mit zahlreichen Anpassungen im Bereich Homeoffice, Quellensteuer und Personenfreizügigkeit gezeigt haben. Es empfiehlt sich daher, die massgeblichen Rechtsgrundlagen regelmässig zu überprüfen und bei Unsicherheiten frühzeitig fachkundigen Rat beizuziehen.

In diesem Newsletter geben wir Ihnen einen praxisnahen Überblick über die wichtigsten Themen. Alle Angaben entsprechen dem Rechtsstand Mai 2026:

Rekrutierung: Wie unterscheidet sich die Zulassung von EU/EFTA-Staatsangehörigen und Drittstaatsangehörigen?
Stellenmeldepflicht: Wann gilt sie und was droht bei Verstössen?
Aufenthaltsbewilligungen & Meldeverfahren: Welche Bewilligung ist wann erforderlich, und wer ist zuständig?
Sozialversicherung: Was gilt bei Grenzgängern, Homeoffice im Ausland und Entsendungen?
Quellensteuer: Welche Pflichten hat der Arbeitgeber
Compliance-Risiken: Wo liegen die häufigsten Fehlerquellen und welche Sanktionen drohen?

Rekrutierung: EU/EFTA im Vergleich zu Drittstaaten

Die Schweiz kennt ein duales Zulassungssystem, das strikt zwischen EU/EFTA-Staatsangehörigen und Drittstaatsangehörigen unterscheidet.

EU/EFTA-Staatsangehörige

Für EU/EFTA-Staatsangehörige gilt das Freizügigkeitsabkommen (FZA), das seit dem 1. Juni 2002 in Kraft ist. Sie haben grundsätzlich einen Rechtsanspruch auf Zugang zum Schweizer Arbeitsmarkt, sofern ein Arbeitsvertrag vorliegt. Es bestehen keine Kontingente und keine vorgängige arbeitsmarktliche Kontrolle hinsichtlich Lohn- und Arbeitsbedingungen.

Drittstaatsangehörige

Für Staatsangehörige aus Nicht-EU/EFTA-Ländern gelten deutlich strengere Anforderungen. Eine Anstellung ist nur möglich, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Es wurden keine geeigneten inländischen oder EU/EFTA-Kandidaten gefunden (Inländervorrang)
Die Lohn- und Arbeitsbedingungen werden eingehalten
Es sind Kontingente verfügbar (2026: schweizweit 4'500 B-Bewilligungen und 4'000 L-Bewilligungen)
Die arbeitsmarktliche Prüfung wurde erfolgreich durchgeführt

In der Praxis bedeutet dies: Rekrutierungen ausserhalb der EU/EFTA sind mit deutlich höherem administrativem Aufwand und längeren Vorlaufzeiten verbunden.

Sonderfall Grossbritannien (Brexit)

Britische Staatsangehörige werden seit dem 1. Januar 2021 grundsätzlich als Drittstaatsangehörige behandelt. Ausnahmen bestehen für Personen mit Bestandsschutz (Aufenthalt in der Schweiz vor dem 31. Dezember 2020). Im Jahr 2026 stehen für britische Staatsangehörige spezielle Kontingente zur Verfügung: 2'100 B-Bewilligungen und 1'400 L-Bewilligungen.

Stellenmeldepflicht

Die seit dem 1. Juli 2018 geltende Stellenmeldepflicht ist ein Instrument zur Förderung des inländischen Arbeitsmarktes. Sie greift bei Berufsarten mit einer schweizweiten Arbeitslosenquote von über 5% (Stand 2026).

Wichtig: Die Stellenmeldepflicht gilt unabhängig von der Nationalität der zukünftigen Stelleninhaber.

Pflichten des Arbeitgebers

Arbeitgeber sind bei meldepflichtigen Stellen verpflichtet:

die Stelle zunächst beim Regionalen Arbeitsvermittlungszentrum (RAV) auf www.arbeit.swiss zu melden
während 5 Arbeitstagen keine externe Publikation vorzunehmen
Bewerbungen von gemeldeten Stellensuchenden ernsthaft zu prüfen

Erst nach Ablauf dieser Sperrfrist darf die Stelle öffentlich ausgeschrieben werden. Die Liste der meldepflichtigen Berufsarten wird jährlich durch das SECO aktualisiert und die Arbeitgeber sind in der Pflicht, diese regelmässig zu prüfen.

In der Praxis ist insbesondere darauf zu achten, dass die Frist von 5 Arbeitstagen eingehalten wird. Verstösse gegen die Stellenmeldepflicht können bei fahrlässiger Verletzung mit einer Busse bis CHF 20'000, bei vorsätzlicher Verletzung bis CHF 40'000 geahndet werden.

Aufenthaltsbewilligung und Meldeverfahren

Die Wahl des richtigen Verfahrens hängt primär von der Einsatzdauer und der Staatsangehörigkeit der betroffenen Person ab.

Kurzfristige Einsätze – Meldeverfahren (bis 90 Tage)

Stellenantritte in der Schweiz von bis zu 90 Tagen pro Kalenderjahr können im Rahmen des vereinfachten Meldeverfahrens abgewickelt werden. Dieses ist für EU-27/EFTA/UK-Bestandsschutz* anwendbar. Die Voranmeldefrist beträgt 8 Tage (in Fokusbranchen wie Bau, Gastgewerbe oder Reinigung ab dem ersten Tag). Die Zuständigkeit liegt beim Bund.

Längere Einsätze – Formelle Bewilligungen

Bei Einsätzen über 90 Tage von EU-27/EFTA/UK-Bestandschutz* sowie bei Drittstaatsangehörige ist eine formelle Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung erforderlich. Die Bewilligungsarten unterscheiden sich je nach Herkunft der Person.

EU/EFTA-Staatsangehörige haben einen Rechtsanspruch auf Erteilung der Bewilligung. Es bestehen keine Kontingente und keine vorgängige Arbeitsmarktprüfung:

Ausweis L EU/EFTA (Kurzaufenthalt): Befristeter Arbeitsvertrag, max. 12 Monate
Ausweis B EU/EFTA (Aufenthalt): Unbefristeter Arbeitsvertrag, gültig für max. 5 Jahre
Ausweis G EU/EFTA (Grenzgänger): Für Personen, die in der Schweiz arbeiten und im Ausland wohnen
Ausweis C/Ci (Niederlassung): Nach 5 Jahren für EU-14/EFTA*-Staatsangehörige, nach 10 Jahren für übrige EU-Staatsangehörige (kann in Ausnahmefällen auch bereits nach 5 Jahren geprüft werden), unbeschränkt gültig

Drittstaatsangehörige haben keinen Rechtsanspruch auf eine Bewilligung. Es gelten Kontingente sowie eine vorgängige Arbeitsmarktprüfung (Inländervorrang und Kontrolle der Lohn- und Arbeitsbedingungen):

Ausweis L (Kurzaufenthalt): Befristeter Arbeitsvertrag bis max. 24 Monate; Stellenwechsel ist bewilligungspflichtig
Ausweis B (Aufenthalt): Unbefristeter Arbeitsvertrag, wird meist zunächst auf 12 Monate befristet ausgestellt; Stellenwechsel bewilligungsfrei möglich
Ausweis G (Grenzgänger): Befristet auf 4 Monate bzw. 120 Tage pro Jahr; zusätzliche Voraussetzungen: dauerhaftes Aufenthaltsrecht im Nachbarland, Wohnsitz seit mindestens 6 Monaten in der Grenzregion, wöchentliche Rückkehr an den Wohnort; Stellen- und Berufswechsel bewilligungspflichtig
Ausweis C/Ci (Niederlassung): Grundsätzlich nach 10 Jahren (kann in Ausnahmefällen bereits nach 5 Jahren geprüft werden)

Zuständigkeiten der Behörden

Die Zuständigkeit richtet sich nicht nach dem Ausweistyp, sondern nach der Staatsangehörigkeit der betroffenen Person:

Kantonale Arbeitsmarktbehörde (AWA/KIGA): Zuständig bei Drittstaatsangehörigen, da hier eine Arbeitsmarktprüfung (Inländervorrang, Kontrolle der Lohn- und Arbeitsbedingungen) stattfinden muss. Es muss ein zumindest vom Arbeitgeber unterschriebener Arbeitsvertrag vorliegen.

Kantonale Migrationsbehörde (Migrationsamt): Zuständig bei EU/EFTA-Staatsangehörigen, da keine Arbeitsmarktprüfung erforderlich ist.

Bund (direkt): Zuständig für das Meldeverfahren bei Kurzeinsätzen bis 90 Tage. In der Praxis hilft jedoch auch die kantonale Arbeitsmarktbehörde als Ansprechpartnerin weiter.

Sozialversicherungen

Im internationalen Kontext gilt das Beschäftigungslandprinzip als übergeordneter Grundsatz: Eine Person ist in dem Staat sozialversichert, in dem sie ihre Erwerbstätigkeit tatsächlich ausübt. Das Ziel der internationalen Koordination – insbesondere innerhalb der EU/EFTA über die Verordnung (EG) 883/2004 – ist es, Doppelversicherungen zu vermeiden und eine lückenlose Versicherung sicherzustellen.

Wichtige Spezialfälle

Grenzgänger: Personen, die in der Schweiz arbeiten und im Ausland wohnen, unterliegen grundsätzlich der Schweizer Sozialversicherung. Es gelten besondere Regelungen, insbesondere beim Krankenversicherungs-Wahlrecht (innert 3 Monaten auszuüben) und bei der Arbeitslosenversicherung (Leistungen im Wohnstaat).

Homeoffice im Ausland: Innerhalb der EU/EFTA bleibt die Sozialversicherungspflicht in der Schweiz bestehen, solange der Anteil der Tätigkeit im Homeoffice im Wohnstaat unter 49,9% liegt. Dieses multilaterale Abkommen gilt seit dem 1. Juli 2023 und wurde von der Schweiz zusammen mit zahlreichen EU-Ländern unterzeichnet (u.a. Deutschland, Frankreich, Österreich, Italien (ab 01.01.2024)). Für die Bescheinigung ist das Formular A1 über die ALPS-Plattform zu beantragen.

Sollte ein Grenzgänger nicht nur im Homeoffice arbeiten, sondern auch regelmässig in der EU/EFTA arbeiten, gilt die so genannte 25-Prozent-Regel (die 49.9% gelten nur bei reinem Homeoffice!). Sobald also Homeoffice und Arbeiten im Wohnstaat 24.9% überschreiten, fällt die Sozialversicherungspflicht in den Wohnstaat. Insbesondere innerhalb der EU bzw. EFTA ist deshalb die genaue Abklärung der Versicherungsverhältnisse von grosser Bedeutung.

Entsendung: Bei vorübergehenden Auslandeinsätzen kann der Arbeitnehmende bis zu 24 Monate im Sozialversicherungssystem des Entsendestaates verbleiben. Voraussetzung ist eine gültige A1-Bescheinigung. Praxistipp: Nach 24 Monaten empfiehlt es sich, den Arbeitnehmenden für 30 Tage zurückzuholen und erneut zu entsenden, anstatt eine Verlängerung zu beantragen, da nach einer Ausnahmebewilligung auf 5 Jahre keine erneute Entsendung mehr möglich ist.

Der Antrag einer A1 Entsendung muss auch für kurze Geschäftsreisen gestellt werden!

Für Arbeitnehmende, die gleichzeitig oder abwechselnd in mehreren Staaten EU/EFTA arbeiten, kann das Formular «A1 Mehrfachtätigkeit» über ALPS beantragt werden, damit die Sozialversicherungsunterstellung in der Schweiz bleibt. Diese «A1 Mehrfachtätigkeit» kann für eine Dauer von 3 Jahren aufgesetzt werden, somit reduziert sich der administrative Aufwand. Dies macht Sinn, wenn ein Arbeitnehmer regelmässig an die gleichen Orte reist.

Randnotiz: auch für «Workation» ist eine A1 Entsendung notwendig!

Quellensteuer: Pflichten des Arbeitgebers

Die Quellensteuer ist eine zentrale Arbeitgeberpflicht im Umgang mit ausländischen Arbeitnehmenden.

Der Arbeitgeber ist verantwortlich für:

die korrekte Einstufung der steuerpflichtigen Person
die Berechnung der Steuer auf Basis des Bruttolohns
den Abzug direkt vom Lohn
die fristgerechte Abrechnung mit den Steuerbehörden

Wer ist quellensteuerpflichtig?

Der Quellensteuer unterliegen ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) mit steuerrechtlichem Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz. Typischerweise betroffen sind:

Personen mit Jahres- oder Kurzaufenthaltsbewilligung (Ausweis B oder L)
Grenzgänger (Ausweis G), abhängig von Kanton und bestehendem Staatsabkommen
Wochenaufenthalter und Monteure mit Wohnsitz im Ausland

Folgende Personen sind nicht quellensteuerpflichtig:

Personen im Besitz der Niederlassungsbewilligung C
Personen, deren Ehegatte das Schweizer Bürgerrecht besitzt
Personen, deren Ehegatte die Niederlassungsbewilligung C besitzt

Nachträgliche ordentliche Veranlagung von Amtes wegen (automatisch, ohne Antrag):

Personen mit einem Bruttojahresgehalt von mehr als CHF 120'000

Nachträgliche ordentliche Veranlagung auf Antrag (freiwillig, Antrag bis 31. März des Folgejahres):

Die quellensteuerpflichtige Person kann eine ordentliche Veranlagung beantragen, um folgende Abzüge geltend zu machen:

Schuldzinsen (z.B. bei Wohneigentum/Hypothek)
Alimentenzahlungen
Weiterbildungskosten
Einkäufe in die 2. Säule (BVG)
Beiträge Säule 3a
Krankheits-, Unfall- und IV-Kosten

Wichtig: Wird einmal die nachträgliche ordentliche Veranlagung beantragt, gilt dies für die gesamte Dauer der Quellensteuerpflicht in der Schweiz. Ein Wechsel zurück zur Quellenbesteuerung ist nicht mehr möglich.

Besteuerung von Telearbeit

Per 1. Januar 2025 ist das Bundesgesetz über die Besteuerung der Telearbeit im internationalen Verhältnis in Kraft getreten. Dieses stellt sicher, dass die Schweiz Erwerbseinkünfte von Arbeitnehmenden auch dann besteuern kann, wenn diese in ihrem Ansässigkeitsstaat (einem der fünf Nachbarstaaten) für einen Schweizer Arbeitgeber Telearbeit leisten, sofern das Besteuerungsrecht staatsvertraglich der Schweiz zufällt.

Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Newsletter «Quellensteuer für Grenzgänger 2026 – Änderungen und wichtige Hinweise für Unternehmen».

Haftung des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber haftet vollumfänglich für Fehler bei der Quellensteuerabrechnung, auch wenn diese unbeabsichtigt entstanden sind. Bei nicht korrekter Weiterleitung der abgezogenen Quellensteuer drohen eine Freiheitsstrafe bis zu 3 Jahren oder erhebliche Geldstrafen.

Complience Risiken im Überblick

Beim Einsatz von Mitarbeitenden mit Auslandbezug sind verschiedene Rechtsbereiche gleichzeitig zu beachten. Die häufigsten Fehlerquellen in der Praxis:

Vergessene oder verspätete Meldungen (Meldeverfahren, Quellensteuer-Meldepflicht)
Falsch angewendetes Bewilligungsverfahren (Meldung statt Bewilligung oder umgekehrt)
Fehlende A1-Bescheinigungen bei Entsendungen und grenzüberschreitendem Homeoffice
Nichtbeachtung der Stellenmeldepflicht in Berufen mit hoher Arbeitslosigkeit
Ungenügende Prüfung der sozialversicherungsrechtlichen Unterstellung bei EU-/EFTA-/ bzw. Drittstaatsangehörigen
Unterschätztes Betriebsstättenrisiko bei mobilem Arbeiten im Ausland

Die möglichen Sanktionen sind erheblich: Verstösse gegen das AIG können mit Freiheitsstrafen von 1 bis 5 Jahren oder Geldstrafen bis CHF 1'000'000 geahndet werden.

Sorgfältige Erfassung aller Homeoffice- und Reisetage (nach Staat getrennt).
Dokumentationspflicht: bei Austritt muss eine Bescheinigung erstellt werden, um Grenzgängerstatus und Prozentgrenzen nachweisen zu können.
Verstösse gegen die Abkommen können bis zu 10 Jahre rückwirkend geahndet werden, auch Korrekturen können bis zu 10 Jahre nachträglich erfolgen.

Für Rückfragen steht Ihnen unser Team jederzeit zur Verfügung und gerne unterstützen wir Sie mit unserem Know-How!

Dieser Newsletter wurde verfasst von:

Quellen:

Staatssekretariat für Migration (SEM): www.sem.admin.ch | KMU-Ratgeber: www.kmu.admin.ch | Ausländer- und Integrationsgesetz (AIG), SR 142.2

Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO): www.seco.admin.ch | Arbeit.swiss: www.arbeit.swiss | Art. 117a AIG

SEM: www.sem.admin.ch | Arbeit.swiss: www.arbeit.swiss | AIG/VZAE (SR 142.2 / SR 142.201) | Verordnung über den freien Personenverkehr (VFP), SR 142.203 | Art. 34 AIG

Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV): www.bsv.admin.ch | ALPS-Plattform: www.alps.bsv.admin.ch | VO (EG) 883/2004 | AHVG Art. 52, 87 ff. | multilaterale Rahmenvereinbarung vom 1. Juli 2023

Eidg. Steuerverwaltung (ESTV): www.estv.admin.ch | DBG Art. 83 ff. | Quellensteuerverordnung (QStV), SR 642.118.2 | StHG Art. 32 ff.

AIG Art. 115–120 | AHVG Art. 52, 87–89 | DBG Art. 187

Hinweis: Dieser Newsletter erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.